Bạn đang ứng tuyển hoặc làm việc tại một doanh nghiệp Nhật Bản nhưng chưa biết cách viết email tiếng Nhật một cách chuyên nghiệp và đúng chuẩn. Bài viết này sẽ mang đến một số kiến thức cơ bản về cách viết email tiếng Nhật chuyên nghiệp, áp dụng được trong mọi tình huống. Hãy cùng Học Tiếng Nhật 24H tìm hiểu nội dung dưới đây nhé.
Cách viết email tiếng nhật
Viết tựa đề email
Phần tựa đề của một email không nên quá dài để tránh bị cắt bớt khi hiển thị và cũng không nên quá ngắn để không truyền tải đầy đủ nội dung. Một tựa đề tốt sẽ giúp người nhận email có cái nhìn tổng quát về nội dung và quyết định ngay từ đầu liệu họ có nên đọc email hay không.
Khi viết tựa đề email nên tránh sử dụng quá nhiều trợ từ như は、に、が、を và động từ. Thay vào đó, tập trung vào việc sử dụng các danh từ. Đối với những người có trình độ cao hơn, thường sẽ sử dụng các từ ghép bằng Kanji nhiều hơn là Hiragana hay Katakana.
Ví dụ cụ thể
Với nội dung muốn truyền đạt là “Hãy sắp xếp lịch cho cuộc họp A”, bạn có thể viết tựa đề như sau để người đọc hiểu ngay vấn đề:
“Cuộc họp A – Yêu cầu điều chỉnh lịch trình”
Tựa đề này sẽ giúp người nhận email nhận biết ngay rằng đây là yêu cầu điều chỉnh lịch trình cho cuộc họp A một cách dễ dàng.
Viết phần mở đầu email tiếng Nhật
Phân chia đối tượng nhận email
Nếu bạn viết email tiếng Nhật cho khách hàng, phân biệt giữa khách hàng mới và khách hàng cũ như sau:
Khách hàng mới chưa từng gửi email cho họ:
Ghi thông tin đầy đủ tên công ty, chức vụ và họ tên. Ví dụ: ABC 株式会社 営業部長 田中由美様。
Khách hàng quen, đã từng làm việc nhiều lần:
Có thể ghi ngắn gọn là 田中様.
Lời chào đầu email
Đối với khách quen, đã từng làm việc nhiều lần:
Bạn có thể sử dụng câu: お世話になっております。/いつも大変お世話になっております。/平素は大変お世話になっております。 (Xin cảm ơn đã luôn giúp đỡ chúng tôi!).
Đối với khách hàng mới:
Bạn có thể sử dụng câu: 突然のメールで申し訳ありません。初めてメールさせていただきます。 (Tôi xin lỗi vì email đột ngột này. Đây là lần đầu tiên tôi gửi email cho bạn). Sau đó, bạn sẽ giới thiệu về tên, chức vụ cũng như những thông tin liên quan đến công ty của mình. Ví dụ: 初めてメールをさせて頂きます。ONE VALUE 株式会社 代表のHOAです。
Đối với email gửi nội bộ công ty:
Với những email này, không cần thiết ghi rõ chức vụ. Có thể sử dụng câu ngắn gọn : お疲れ様です。: Anh/Chị đã làm việc vất vả!
Cách viết nội dung chính của email tiếng Nhật
Đây là phần quan trọng và chính của email, nên bạn nên trình bày một cách cụ thể về các vấn đề như báo giá, lời mời tham gia sự kiện, thông báo lịch trình, và lịch họp. Tuy nhiên, hãy lưu ý giữ cho email ngắn gọn và súc tích.
Để bắt đầu phần quan trọng này, bạn có thể sử dụng các câu nối sau đây:
この度は～ (Nhân dịp này)
この度は弊社のイベントについてお知らせいたします。 (Lần này, tôi xin thông báo về sự kiện của công ty chúng tôi.)
この度は、御社のホームページを拝見させていただき、ご連絡させて頂きます。 (Nhân dịp xem qua trang web của công ty bạn và viết email này.)
Khi viết email bằng tiếng Nhật, nên sắp xếp theo các ý gạch đầu dòng như vậy để bố cục của email rõ ràng và mạch lạc, giúp người nhận dễ dàng hiểu nội dung.
Viết phần kết trong email tiếng Nhật
Phần kết cuối trong email cũng rất quan trọng, đặc biệt với người Nhật có tính tinh tế. Tùy thuộc vào nội dung email của bạn, có thể sử dụng các mẫu câu sau đây cho những email dài:
ご不明点がございましたら、お気軽にお知らせください。何卒よろしくお願い申し上げます。 (Nếu có bất kỳ điều gì chưa rõ, xin vui lòng thông báo cho chúng tôi. Xin chân thành cảm ơn.)
今後ともよろしくお願い申し上げます。 (Xin chân thành cảm ơn và mong tiếp tục nhận được sự hợp tác của quý vị.)
何かお手伝いがございましたら、遠慮なくお知らせください。 (Nếu cần hỗ trợ gì, xin đừng ngần ngại liên hệ.)
Những mẫu câu này sẽ giúp kết thúc email một cách lịch sự và chuyên nghiệp, phù hợp với phong cách giao tiếp trong văn hóa công ty Nhật Bản.
Một số mẫu email bằng tiếng Nhật
Email business tiếng Nhật
件名 (Kenmei – Chủ đề): [Vị trí ứng tuyển] 応募のご案内 (Ōbo no goan’nai – Thông báo ứng tuyển cho [vị trí ứng tuyển])
Nội dung:
Xin chào,
Tôi xin gửi đến ông/bà một bản tự giới thiệu ngắn về bản thân và lý do mong muốn ứng tuyển vào vị trí [vị trí ứng tuyển].
Tôi có kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp với yêu cầu của công việc, bao gồm [tóm tắt kinh nghiệm và kỹ năng].
Tôi đã đính kèm CV và thư xin việc để ông/bà tham khảo.
Xin chân thành cảm ơn ông/bà đã dành chút thời gian xem hồ sơ của tôi. Mong nhận sớm được phản hồi từ ông/bà.
Trân trọng,
[Tên của bạnEmail trả lời phỏng vấn bằng tiếng Nhật
件名 (Kenmei – Chủ đề): 面接日時のご確認のお願い (Mensetsu nichiji no go-kakunin no o-negai – Yêu cầu xác nhận thời gian phỏng vấn)
Nội dung:
Xin chào,
Tôi rất cảm kích vì đã được mời phỏng vấn cho vị trí [tên vị trí ứng tuyển].
Xin được xác nhận lại thời gian và địa điểm dự kiến cho buổi phỏng vấn.
Tôi mong chờ buổi phỏng vấn và hy vọng có cơ hội được làm việc cùng với ông/bà.
Xin chân thành cảm ơn ông/bà.
Trân trọng,
[Tên của bạn]Trường hợp không nên sử dụng email
Công việc cần phản hồi gấp
Trong tình huống này, việc sử dụng email có thể dẫn đến việc thông tin bị bỏ sót hoặc mất thời gian để người nhận đọc và phản hồi.
Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể nên gọi điện thoại trực tiếp để đảm bảo người nhận thông tin ngay lập tức và có thể phản hồi kịp thời.
Đi làm muộn hoặc xin phép nghỉ
Trường hợp bạn cần thông báo đi làm muộn hoặc xin nghỉ phép, việc gửi email có thể dẫn đến việc thông tin không được kiểm tra kịp thời.
Bạn nên cân nhắc gọi điện thoại trực tiếp cho người phụ trách để thông báo về tình huống. Nếu không thể gọi điện, hãy sử dụng ứng dụng chat để thông báo và giải thích lý do một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Các trường hợp khác
Truyền đạt thông tin nhạy cảm: Email có thể dễ dàng bị đánh cắp hoặc rò rỉ thông tin nhạy cảm. Nên sử dụng các kênh giao tiếp an toàn hơn như cuộc gọi điện thoại hoặc hội thoại trực tiếp.
Giải quyết mâu thuẫn hoặc xung đột: Email không thể truyền tải được ngữ điệu và cảm xúc một cách hiệu quả, dễ dẫn đến sự hiểu lầm và làm tình hình thêm căng thẳng. Đối với những vấn đề nhạy cảm này, tốt nhất là nên hội thoại trực tiếp để giải quyết.
Thảo luận các vấn đề phức tạp: Email không phải là công cụ phù hợp để thảo luận các vấn đề phức tạp. Trong trường hợp này, bạn nên tổ chức các cuộc họp hoặc hội thoại trực tiếp để có sự tương tác và trao đổi thông tin một cách hiệu quả hơn.
Lời kết
Bài viết trên Học Tiếng Nhật 24H đã chia sẽ một số kiến thức về cách viết email tiếng Nhật chỉnh chu và trang trọng. Hy vọng qua bài viết này có thể giúp bạn tự tin viết email tiếng Nhật một cách hiệu quả và phù hợp với văn hóa giao tiếp Nhật Bản.
